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電子公文的特點

發布時間:2015年04月23日 18:53 返回列表

1.法定刑

2.規范性

3.制作的程序性

4.同步性

5.依賴性

6.高密度性

7.易變性

8.集成性

9.可分離性 成都航空學校,四川航空專修學院,四川航空學校,成都航空旅游職業學校,成都有哪些鐵路學校

《法定性》電子公文的作者是依法成立并能以自己的名義行駛職權和承擔義務的國家機關、社會團體和企業單位。制發電子公文,必須是法定機構及其代表人,其他人無權制發。電子公文單位作者并不是電子公文的制發者,他們通常是國家機關、社會團體和企業但文書部門的專職工作人員,他們僅僅是從事文書工作的專職人員。

《規范性》國家行政機關的電子公文的體式包括兩層含義:第一,電子公文必須和紙質公文一樣,具備國家規定統一的外在規范格式。目前應用的電子公文的模板是根據《國家行政機關公文處理方法》的規定,按照《國家行政機關公文格式》的有關要求制作而成,國家行政機關的電子公文具有行使國家管理職能的權威性,如果國家行政機關的電子公文不具備統一的規范體式,一個地區、一個部門。一個單位都各有各自行規定的體式,則這對公文的撰寫和處理都極為不利,并且將直接影響公文的嚴肅性和應有作用的發揮。所以電子公文仍然保留了傳統的紙質公文的紅頭、電子印章的識別作用。第二,電子公文的體式,還包括電子公文的文體、電子公文寫作的結構,以及嚴格的行文方向。

《制作的程序性》電子公文制作有嚴格的程序,如果不遵照法定程序撰制公文,不遵照電子公文工作流程程序設置撰寫公文,制發的公文不能生效,甚至根本無法再計算機中完成。

《同步性》電子公文的制作、處理和歸檔時同時進行的,整個過程稱為一體化同步完成。

《依賴性》電子公文的處理依賴于系統軟硬件設備,它必須借助機器來識讀,識讀時又必須按照一定的計算機程序進行。一般來說,必須提供一個完備的計算機應用系統,才能實現電子公文的流轉,這就是電子公文對系統的依賴性。

《高密度性》電子公文的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質,隨著技術的進步,電子公文介質的存儲密度還將繼續加大,電子公文的存儲介質有磁帶、磁盤//光盤等,存儲密度極大。更不用說那些體積比3.5英寸軟磁盤大不了多少,存儲銅梁卻接近天文數字的光盤、硬盤、磁帶等海量存儲介質,這就是電子公文存儲的高密度性。這個特性的優點是節約了存儲空間,便于存放、傳輸。檢查和復制,但如果管理不好,其造成的損失也十分大。

《易變性》電子公文本身作為一個電子文件,具有可更改性、可復制性的特點。這個特點也使對電子公文進行復制可以不留任何痕跡,所以,要保證其安全、正確、原始性,需要解決很多的技術難題。諸如光盤是否具有可擦寫性,加密技術是否被解密等。電子公文需要在不同的網絡中傳來傳去,需要在不同的載體中復制,要保證其像紙質公文那樣,信息形式不發生任何變化,就必須依賴于數字認證技術和加密技術,以保證原始性、真實性和完整性。

《集成性》電子公文可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音德國各種信息形式加以有機組合,這種公文稱為“多媒體文件”。多媒體文件圖、文、聲、像并茂,能夠更加真實地再現當時的活動情況,從而強化了公文對社會活動的記憶力和再現功能,它可以在屏幕上顯示,可以輸出,并可以通過網絡傳輸。

《可分離性》電子公文由于內容與載體的分離,可以根據需要在不同的載體上同時存在或相互轉換,可以根據需要隨時改變或擴展、縮小其存儲空間。它可以改變在硬盤上的存儲,可以從硬盤拷入軟盤,可以從一張軟盤、一盤磁帶拷入其他軟盤或磁帶之中,還可以登上由電纜、光纜鋪設的網絡流向異地。因此,電子公文中信息是可流動的,具有相對獨立性。

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